Las principal fuga de recursos en una organización son las reuniones improductivas.
Un estudio de Harvard Business Review determinó que las empresas pierden $3 MM al año en reuniones improductivas.
Este tipo de reuniones no solo consumen el tiempo de los participantes, también matan ideas innovadoras y nuevas oportunidades de negocio.
Las reuniones improductivas se caracterizan por:
- Tener una sola persona que habla y las demás escuchan.
- No saber con claridad el objetivo de la reunión.
- Sentir que esa reunión debió ser un correo.
- Estar haciendo otra cosa mientras se está en la reunión.
- Durar más de 45 min y no llegar a conclusiones ni resultados.
En Learny Teams nos encanta llamar a este tipo de reuniones, reuniones agujeros negro: "sabes donde comienzan, pero no donde terminan".
Y por si fuera poco, cada vez que caes en una de ellas, te drenan tiempo y energía.
Lo más curioso es que aún sabiendo los efectos desgastantes y negativos de estas reuniones, aún las seguimos teniendo.
¿Por qué nadie hace nada para cambiarlas?
Quizás porque como región nos hemos acostumbrado a que las reuniones deben durar tanto como el jefe/líder decida, y que no hay lugar para cuestionar ni para exigir que esto cambie.
El primer paso para transformar esta situación, es dejar de normalizar y aceptar las reuniones que duran más de 45 min.
Lo segundo es cultivar culturas organizacionales que empoderen a los equipos a vigilar que las reuniones en las que participan tengan un propósito claro y una correcta planificación.
Pues es ingenuo pensar que el solo hecho de agendar y asistir a una reunión, va a dar por arte de magia una sesión productiva.
Un formato que cambia radicalmente la dinámica de las reuniones improductivas son los talleres.
A diferencia de las reuniones, los talleres son sesiones estructuradas con dinámicas que ayudan a obtener las ideas de todos y a convertilas en decisiones de forma ágil y colaborativa.
Un taller efectivo puede reemplazar 2 semanas de sesiones de trabajo, por 2 horas de trabajo en equipo.
Pero, ¿cómo diferenciar entre un taller y una reunión?
Para comenzar, aclaremos las diferencias entre una reunión y un taller.
- Una reunión es un encuentro entre dos o más personas para intercambiar ideas o información y tiene una duración de máximo 45 min.
- Mientras que, el principal objetivo de un taller es la co-creación; es decir, que al final de la sesión, se haya creado un documento o un entregable de forma colaborativa.
Existen varios tipos de reuniones y de talleres. Arranquemos por la primera.
Las reuniones según su objetivo se pueden dividir en:
1.- Reuniones de Feedback:
Estas reuniones son ideales cuándo se necesita retroalimentación previo a tomar decisiones o a lanzar un proyecto.
La característica de estas reuniones es que existe un responsable que expone la situación o problemática y los participantes siguen una dinámica y utilizan un documento para aterrizar su feedback.
En esta reunión no se toman decisiones.
El líder de la reunión guarda la información y la procesa después para incorporar el feedback, según su criterio, en la decisiones que tome.
2.- Reuniones de Alineación
Estas reuniones son ideales para sincronizarnos como equipo previo a arrancar la jornada de trabajo, ejecutar un nuevo proyecto o hacer efectiva una decisión.
Las más conocidas de esta categoría son las dailys: reuniones de máx. 15 min. para ponernos al día de las prioridades de trabajo y ofrecer o recibir ayuda del equipo si se lo necesita.
3.- Reuniones de Equipo
Estas reuniones son clave para fortalecer la cultura y el trabajo en equipo.
Su principal objetivo es celebrar, compartir o abordar temas que no sean de trabajo.
Estas reuniones también son conocidas como rituales de equipo, y deben ser recurrentes y constantes.
Pueden ser cumpleaños, celebraciones de logros, espacios para hacer networking o para compartir aprendizajes o buenas prácticas.
Vamos con los talleres.
Un taller por sí mismo permite co-construir soluciones creativas, innovadores y de forma colaborativa. Todo esto en 1:30 hrs y con máx. 7 personas.
Puede ser que para alcanzar un objetivo se requiera más de 1 taller.
La condición es que cada sesión de trabajo no supere la 1:30 hrs. E incluso en un mismo proyecto, pueden participar diferentes personas en cada sesión.
La magia de los talleres es que liberan el potencial del equipo y su creatividad. Lo que genera soluciones más innovadoras y con mayor impacto para la empresa.
Además, que en la ejecución del proyecto o solución todo el equipo se compromete, o como dicen por ahí: "se pone la camiseta" para sacarlo adelante.
Tipos de talleres:
1.- Descubrimiento:
Este tipo de talleres nos ayuda a entender a nuestro cliente final o usuario para validar si el proyecto o solución que queremos lanzar es el indicado.
Entre las dinámicas que se usa en este taller están:
- Mapa de empatía
- Mapa de experiencia de usuario
- 5 por qués.
- Árbol de problema.
- Storyboard
2.- Definición:
Estos talleres nos ayudan a tomar decisiones en equipo. Usualmente después de una sesión de ideación, todas las decisiones parecen buenas, pero se necesita arrancar con una a la vez:
Entre las dinámicas que se usa en este taller están:
- Método RICE
- Matrix Valor vs. Esfuerzo
- Los 6 sombreros para pensar
3.- Ideación
En estas sesiones la creatividad están a flor de piel. Todo el equipo se conecta para responder la pregunta del millón: "Cómo podríamos hacer para..."
Entre las dinámicas generar este ambiente están:
- Mash up
- No hables, dibújalo
- World café
- Lluvia de ideas
- Conexiones forzadas
- S.C.R.A.M.P.E.R
4.- Prototipado
Estos talleres llevan la consigna de "manos a la obra". Se utilizan dinámicas que permitan al equipo co-construir un esquema de cómo se imaginan el resultado final: textos, imágenes, colores, extensión.
Entre las dinámicas que se usan están:
- Esquemas y diagramas
- Juego de roles
- Guiones
- Maquetas de papel o cartón.
- Orgami o Lego.
5.- Teambuilding
Estos talleres tienen el objetivo de crear recursos que faciliten y motiven el trabajo en equipo.
Entre las dinámicas que se usan están:
- IKIGAI del equipo
- Acuerdos de equipo
- Yo te agradezco por...
Puede que en un inicio suene complicado, pero para eso estamos aquí: para ayudarte a hacerlo fácil, ágil y divertido.
Este mes lanzaremos nuestro [Programa] Cómo diseñar Talleres Efectivos en Remoto donde aprenderás todos los elementos que necesitas para facilitar sesiones productivas con tu equipo.
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Para finalizar, antes de agendar una reunión preguntante:.
- ¿Por qué agendar esta reunión? ¿Qué resultados espero?
- ¿Para alcanzar este resultado necesito la interacción o el intercambio de ideas con mi equipo? o ¿Les puedo enviar un correo, video, audio, infografía?