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Esta reunión debió haber sido un... taller

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Las principal fuga de recursos en una organización son las reuniones improductivas.

Un estudio de Harvard Business Review determinó que las empresas pierden $3 MM al año en reuniones improductivas.

Este tipo de reuniones no solo consumen el tiempo de los participantes, también matan ideas innovadoras y nuevas oportunidades de negocio.

Las reuniones improductivas se caracterizan por:

  • Tener una sola persona que habla y las demás escuchan.
  • No saber con claridad el objetivo de la reunión.
  • Sentir que esa reunión debió ser un correo.
  • Estar haciendo otra cosa mientras se está en la reunión.
  • Durar más de 45 min y no llegar a conclusiones ni resultados.

En Learny Teams nos encanta llamar a este tipo de reuniones, reuniones agujeros negro: "sabes donde comienzan, pero no donde terminan".

Y por si fuera poco, cada vez que caes en una de ellas, te drenan tiempo y energía.

Lo más curioso es que aún sabiendo los efectos desgastantes y negativos de estas reuniones, aún las seguimos teniendo.

¿Por qué nadie hace nada para cambiarlas?

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Quizás porque como región nos hemos acostumbrado a que las reuniones deben durar tanto como el jefe/líder decida, y que no hay lugar para cuestionar ni para exigir que esto cambie.

El primer paso para transformar esta situación, es dejar de normalizar y aceptar las reuniones que duran más de 45 min.

Lo segundo es cultivar culturas organizacionales que empoderen a los equipos a vigilar que las reuniones en las que participan tengan un propósito claro y una correcta planificación.

Pues es ingenuo pensar que el solo hecho de agendar y asistir a una reunión, va a dar por arte de magia una sesión productiva.

Un formato que cambia radicalmente la dinámica de las reuniones improductivas son los talleres.

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A diferencia de las reuniones, los talleres son sesiones estructuradas con dinámicas que ayudan a obtener las ideas de todos y a convertilas en decisiones de forma ágil y colaborativa.

Un taller efectivo puede reemplazar 2 semanas de sesiones de trabajo, por 2 horas de trabajo en equipo.

Pero, ¿cómo diferenciar entre un taller y una reunión?

Para comenzar, aclaremos las diferencias entre una reunión y un taller.

  1. Una reunión es un encuentro entre dos o más personas para intercambiar ideas o información y tiene una duración de máximo 45 min.
  2. Mientras que, el principal objetivo de un taller es la co-creación; es decir, que al final de la sesión, se haya creado un documento o un entregable de forma colaborativa.

Existen varios tipos de reuniones y de talleres. Arranquemos por la primera.

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Las reuniones según su objetivo se pueden dividir en:

1.- Reuniones de Feedback:

Estas reuniones son ideales cuándo se necesita retroalimentación previo a tomar decisiones o a lanzar un proyecto.

La característica de estas reuniones es que existe un responsable que expone la situación o problemática y los participantes siguen una dinámica y utilizan un documento para aterrizar su feedback.

En esta reunión no se toman decisiones.

El líder de la reunión guarda la información y la procesa después para incorporar el feedback, según su criterio, en la decisiones que tome.

2.- Reuniones de Alineación

Estas reuniones son ideales para sincronizarnos como equipo previo a arrancar la jornada de trabajo, ejecutar un nuevo proyecto o hacer efectiva una decisión.

Las más conocidas de esta categoría son las dailys: reuniones de máx. 15 min. para ponernos al día de las prioridades de trabajo y ofrecer o recibir ayuda del equipo si se lo necesita.

3.- Reuniones de Equipo

Estas reuniones son clave para fortalecer la cultura y el trabajo en equipo.

Su principal objetivo es celebrar, compartir o abordar temas que no sean de trabajo.

Estas reuniones también son conocidas como rituales de equipo, y deben ser recurrentes y constantes.

Pueden ser cumpleaños, celebraciones de logros, espacios para hacer networking o para compartir aprendizajes o buenas prácticas.

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Vamos con los talleres.

Un taller por sí mismo permite co-construir soluciones creativas, innovadores y de forma colaborativa. Todo esto en 1:30 hrs y con máx. 7 personas.

Puede ser que para alcanzar un objetivo se requiera más de 1 taller.

La condición es que cada sesión de trabajo no supere la 1:30 hrs. E incluso en un mismo proyecto, pueden participar diferentes personas en cada sesión.

La magia de los talleres es que liberan el potencial del equipo y su creatividad. Lo que genera soluciones más innovadoras y con mayor impacto para la empresa.

Además, que en la ejecución del proyecto o solución todo el equipo se compromete, o como dicen por ahí: "se pone la camiseta" para sacarlo adelante.

Tipos de talleres:

1.- Descubrimiento:

Este tipo de talleres nos ayuda a entender a nuestro cliente final o usuario para validar si el proyecto o solución que queremos lanzar es el indicado.

Entre las dinámicas que se usa en este taller están:

  • Mapa de empatía
  • Mapa de experiencia de usuario
  • 5 por qués.
  • Árbol de problema.
  • Storyboard

2.- Definición:

Estos talleres nos ayudan a tomar decisiones en equipo. Usualmente después de una sesión de ideación, todas las decisiones parecen buenas, pero se necesita arrancar con una a la vez:

Entre las dinámicas que se usa en este taller están:

  • Método RICE
  • Matrix Valor vs. Esfuerzo
  • Los 6 sombreros para pensar

3.- Ideación

En estas sesiones la creatividad están a flor de piel. Todo el equipo se conecta para responder la pregunta del millón: "Cómo podríamos hacer para..."

Entre las dinámicas generar este ambiente están:

  • Mash up
  • No hables, dibújalo
  • World café
  • Lluvia de ideas
  • Conexiones forzadas
  • S.C.R.A.M.P.E.R

4.- Prototipado

Estos talleres llevan la consigna de "manos a la obra". Se utilizan dinámicas que permitan al equipo co-construir un esquema de cómo se imaginan el resultado final: textos, imágenes, colores, extensión.

Entre las dinámicas que se usan están:

  • Esquemas y diagramas
  • Juego de roles
  • Guiones
  • Maquetas de papel o cartón.
  • Orgami o Lego.

5.- Teambuilding

Estos talleres tienen el objetivo de crear recursos que faciliten y motiven el trabajo en equipo.

Entre las dinámicas que se usan están:

  • IKIGAI del equipo
  • Acuerdos de equipo
  • Yo te agradezco por...

Puede que en un inicio suene complicado, pero para eso estamos aquí: para ayudarte a hacerlo fácil, ágil y divertido.

Este mes lanzaremos nuestro [Programa] Cómo diseñar Talleres Efectivos en Remoto donde aprenderás todos los elementos que necesitas para facilitar sesiones productivas con tu equipo.

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Para finalizar, antes de agendar una reunión preguntante:.

  • ¿Por qué agendar esta reunión? ¿Qué resultados espero?
  • ¿Para alcanzar este resultado necesito la interacción o el intercambio de ideas con mi equipo? o ¿Les puedo enviar un correo, video, audio, infografía?

Suerte en tu próxima reunión o mejor aún, en tu próximo taller.